Alternativas a Google Workspace para empresas
Google Workspace se puede sustituir servicio a servicio: el correo a un servidor propio con tu dominio, Drive a Nextcloud, Docs a OnlyOffice o Collabora y Meet a Jitsi, con todo alojado en la Unión Europea. La parte delicada no es el precio, es sacar los años de correo y de archivos compartidos sin perder nada ni romper los enlaces que la gente tiene guardados. Eso es exactamente lo que planificamos en el diagnóstico.
Última actualización:
Cómo salir de Google Workspace sin perder nada
Salir de Google Workspace tiene una dificultad propia: no es el volumen, es la manera en que todo está enlazado entre sí.
El correo
Los buzones se migran completos por IMAP, con etiquetas convertidas en carpetas. Las etiquetas múltiples de Gmail no tienen equivalente exacto —un mensaje con tres etiquetas acaba en una carpeta y con referencias—, así que decidimos antes qué criterio se aplica.
Los archivos y los enlaces compartidos
Drive se migra a Nextcloud conservando la estructura y los permisos, pero los enlaces docs.google.com que la gente tiene en correos y marcadores dejan de funcionar. Por eso mantenemos Workspace en modo lectura un tiempo mientras la gente se reorienta.
Los documentos nativos
Un Google Doc no es un fichero, es un registro en una base de datos. Al exportarlo a .docx u .odt se pierde el historial de revisiones y algunos comentarios. Si ese historial importa para algo legal, hay que decidir qué se archiva antes de cerrar la cuenta.
Cuándo NO compensa
Si vuestro trabajo diario es edición simultánea de muchas manos sobre los mismos documentos, Google sigue siendo mejor en eso que las alternativas. Se puede migrar todo lo demás y dejar esa pieza.
Qué sustituimos, y qué cambia para quien lo usa
| Lo que usas hoy | Alternativa que proponemos | Qué cambia para el usuario |
|---|---|---|
| Correo y ofimática Microsoft 365, Google Workspace | Correo propio con tu dominio (Stalwart, Mailcow) y ofimática de escritorio o en el navegador (LibreOffice, OnlyOffice, Collabora) | Los documentos .docx, .xlsx y .pptx siguen abriéndose y guardándose igual. El webmail y el cliente de correo cambian de aspecto. |
| Almacenamiento y compartición OneDrive, SharePoint, Google Drive | Nextcloud, con aplicación de escritorio y móvil | La carpeta sincronizada funciona igual. Los enlaces para compartir, el versionado y los permisos también. |
| Videollamadas Teams, Google Meet, Zoom | Jitsi Meet o Nextcloud Talk | Se entra desde el navegador con un enlace, sin instalar nada y sin límite de minutos. No hay integración con Outlook: se integra con tu calendario nuevo. |
| Servidores y hosting AWS, Azure, Google Cloud | Proveedores europeos (Hetzner, OVH, Scaleway, Infomaniak) o servidores propios en tu oficina | Nada, si tus aplicaciones están en contenedores. Si usas servicios propietarios del proveedor, esa parte hay que rehacerla y lo decimos en el diagnóstico. |
| Copias de seguridad Backup del propio proveedor | Copias cifradas en dos ubicaciones con Restic o Borg, y pruebas de restauración periódicas | Nada en el día a día. La diferencia se nota el día que hay que restaurar. |
| Chat de equipo Slack, Teams | Mattermost o Element | Canales, hilos e historial completo, sin cuota por persona ni límite de mensajes antiguos. |
No proponemos nada que no estemos operando ya. Si para tu caso concreto una alternativa no cubre algo que necesitas, aparece en el diagnóstico como riesgo, no como sorpresa a mitad de migración.
Cómo es el proceso
Diagnóstico
Revisamos tu factura de cloud y de licencias, qué servicios usas de verdad y cuántas personas los usan.
Plan por escrito
Te entregamos un documento con el ahorro estimado, la alternativa para cada servicio, los riesgos y el plazo. Decides con los números delante.
Migración sin cortes
Piloto con un grupo reducido, despliegue por departamentos y convivencia de lo viejo y lo nuevo mientras haga falta. Nadie pierde un día de trabajo.
Mantenimiento con cuota fija
Nos quedamos operando lo migrado: actualizaciones, copias, monitorización e incidencias por una cuota mensual previsible.
Diagnóstico de costes cloud
Revisamos tu factura de cloud y de licencias y te entregamos por escrito, en 5 días laborables, cuánto puedes ahorrar y cómo: servicio a servicio, con la alternativa concreta, el coste nuevo, el plazo y los riesgos. Te pasamos el presupuesto en cuanto sepamos el tamaño de tu instalación.
Si del diagnóstico sale que no te compensa migrar, te lo decimos en el mismo documento y ahí se acaba. Preferimos eso a una migración que no mejora nada.
Preguntas frecuentes
¿Perderé el historial de versiones de los Google Docs?
Al exportarlos, sí: se queda la última versión del documento. Si necesitas conservar el historial de algún documento concreto por motivos legales o de auditoría, hay que archivarlo aparte antes de cerrar la cuenta, y eso entra en el plan.
¿Y las direcciones @gmail.com de la empresa?
Si el dominio es vuestro, el correo se mueve con el dominio y las direcciones no cambian. Si alguien usa una cuenta personal de Gmail para trabajar, ese es un problema aparte que conviene resolver igualmente.
¿Habrá cortes de servicio durante la migración?
No en las migraciones que hacemos nosotros, porque lo viejo y lo nuevo conviven mientras haga falta. Primero movemos un grupo pequeño de usuarios, comprobamos que todo lo que necesitan funciona y solo entonces seguimos con el resto, departamento a departamento. El correo se migra con los buzones duplicados, de modo que si algo sale mal se vuelve atrás sin perder un mensaje.
¿Mis empleados tendrán que aprender todo de nuevo?
No. Las carpetas sincronizadas, el correo y los documentos de Office siguen funcionando igual. Lo que cambia de verdad es el aspecto del webmail y de la suite de ofimática, y para eso damos formación práctica y dejamos documentación escrita. La parte que más se nota es la videollamada, porque cambia de herramienta.
¿Dónde estarán mis datos?
En la Unión Europea, y te decimos en qué proveedor y en qué centro de datos antes de mover nada. Si eliges auto-alojamiento, en tus propios servidores. En los dos casos las cuentas y los dominios están a tu nombre desde el primer día.
¿Es compatible con el RGPD?
Alojar en la UE con un proveedor europeo simplifica el cumplimiento, porque desaparecen las transferencias internacionales que hay que justificar. Pero el RGPD no se cumple por cambiar de proveedor: sigues necesitando tu registro de tratamientos, tus contratos de encargado y tus medidas de seguridad. Te entregamos la documentación de la parte técnica; la jurídica es cosa de tu asesoría.
¿Puedo volver atrás si no me convence?
Sí, y es una de las razones de usar software libre y formatos abiertos. Los datos salen en formatos estándar y la infraestructura queda documentada como código en un repositorio tuyo, así que otro proveedor o tu propio equipo puede continuar. Volver a Microsoft 365 o a Google Workspace es rehacer el camino de vuelta, que cuesta trabajo pero es posible.
¿Cuánto se tarda?
Depende del número de personas y de cuántos servicios se muevan. El diagnóstico lleva 5 días laborables. Una pyme que mueve correo, archivos y videollamada suele ir por semanas, no por meses, y el plazo concreto va en el plan por escrito antes de empezar.
Hablemos de tu caso
Cuéntanos qué pagas hoy y cuántas personas lo usan. Respondemos en menos de 24 horas laborables con una primera valoración, sin compromiso.
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