Cómo salir de Google Workspace sin perder correos ni archivos
El correo y los archivos se migran bien; lo que no sobrevive intacto son los documentos nativos de Google y los enlaces compartidos. Los Docs, Sheets y Slides se exportan a formatos abiertos perdiendo el historial de revisiones, y los enlaces docs.google.com que la gente tiene guardados dejan de funcionar. Si se planifica eso antes de empezar, el resto es mecánico.
Última actualización:
Primera mitad: decidir y preparar
Inventario
Usuarios, unidades compartidas, documentos nativos de Google, enlaces compartidos fuera de la empresa y aplicaciones conectadas con la cuenta.
Decidir qué pasa con los documentos nativos
Exportar los Docs, Sheets y Slides a formatos abiertos, sabiendo que se pierde el historial de revisiones, y archivar aparte lo que haga falta conservar.
Preparar correo y almacenamiento nuevos
Servidor de correo con el dominio y Nextcloud, con SPF, DKIM y DMARC listos antes de tocar el MX.
Piloto
Tres o cinco personas con los dos sistemas a la vez, para medir qué se rompe de verdad en su día a día.
Segunda mitad: mover
Migrar el correo
Copia por IMAP. Las etiquetas de Gmail se convierten en carpetas, y hay que decidir antes qué pasa con los mensajes que tienen varias.
Migrar Drive
Mover archivos y unidades compartidas conservando la estructura y los permisos, con Drive en lectura después.
Avisar de los enlaces
Los enlaces docs.google.com guardados en correos y marcadores dejarán de funcionar: hay que avisar y dar un periodo de convivencia.
Formar y cerrar
Formación, documentación y baja de las licencias al final, nunca antes.
Lo que se pierde y lo que no
Qué se migra bien y qué no
- El correo, bien. Cuerpos, adjuntos, fechas y estructura. Las etiquetas múltiples son el único punto raro.
- Los archivos subidos, bien. Los PDF, las imágenes y los ficheros de Office se mueven tal cual.
- Los documentos nativos, con pérdida. Se convierten a .odt, .docx o .xlsx, pero el historial de revisiones y parte de los comentarios no viajan.
- Los enlaces compartidos, no. Hay que asumir que se rompen y planificar el aviso.
- Los formularios y los scripts. Google Forms y Apps Script no tienen equivalente directo; si sostienen un proceso, hay que rehacerlos.
Cuánto tarda
Parecido a Microsoft 365: de cuatro a ocho semanas en una pyme, con la mayor parte del tiempo en convivencia. Si hay muchos documentos nativos que revisar uno a uno, se alarga.
Cuándo NO compensa
Si el trabajo diario es edición simultánea de muchas personas sobre los mismos documentos, Google es mejor en eso que las alternativas. Se puede migrar correo, archivos y videollamada y dejar esa pieza, o quedarse.
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