Alternativas a Microsoft 365 para empresas
Microsoft 365 se puede sustituir por un correo propio con tu dominio, una suite de ofimática compatible con los formatos de Office y una carpeta sincronizada tipo Nextcloud, todo alojado en la Unión Europea. Para una pyme eso suele significar pagar bastante menos cada mes y dejar de depender de una subida de precio que no decides tú. Lo calculamos sobre tu propia factura antes de mover nada.
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Qué cambia de verdad al dejar Microsoft 365
Lo que de verdad se nota al salir de Microsoft 365 son tres cosas, y conviene saberlo antes de decidir:
Lo que no cambia
Los documentos. Los .docx, .xlsx y .pptx siguen abriéndose, editándose y guardándose, y las carpetas compartidas siguen sincronizándose en el escritorio y en el móvil. El correo conserva carpetas, fechas y adjuntos.
Lo que cambia de aspecto
El webmail y la suite de ofimática. LibreOffice y OnlyOffice hacen lo mismo que Word y Excel para el 95 % del trabajo de oficina, pero los menús están en otro sitio. Es cuestión de una sesión de formación y unas semanas de costumbre.
Lo que hay que mirar con lupa
Las macros complejas de VBA, las plantillas de Excel muy elaboradas, los flujos de Power Automate y cualquier aplicación de terceros que solo habla con Microsoft. Eso aparece en el diagnóstico con nombre y apellidos, porque es donde se atascan estas migraciones cuando nadie lo ha mirado antes.
Cuándo NO compensa
Si sois cuatro personas con el plan más básico, si vuestra aplicación de gestión solo funciona sobre el ecosistema de Microsoft, o si ya tenéis una certificación de cumplimiento montada sobre él, lo honesto es decir que no. Te lo diremos en el mismo documento.
Qué sustituimos, y qué cambia para quien lo usa
| Lo que usas hoy | Alternativa que proponemos | Qué cambia para el usuario |
|---|---|---|
| Correo y ofimática Microsoft 365, Google Workspace | Correo propio con tu dominio (Stalwart, Mailcow) y ofimática de escritorio o en el navegador (LibreOffice, OnlyOffice, Collabora) | Los documentos .docx, .xlsx y .pptx siguen abriéndose y guardándose igual. El webmail y el cliente de correo cambian de aspecto. |
| Almacenamiento y compartición OneDrive, SharePoint, Google Drive | Nextcloud, con aplicación de escritorio y móvil | La carpeta sincronizada funciona igual. Los enlaces para compartir, el versionado y los permisos también. |
| Videollamadas Teams, Google Meet, Zoom | Jitsi Meet o Nextcloud Talk | Se entra desde el navegador con un enlace, sin instalar nada y sin límite de minutos. No hay integración con Outlook: se integra con tu calendario nuevo. |
| Servidores y hosting AWS, Azure, Google Cloud | Proveedores europeos (Hetzner, OVH, Scaleway, Infomaniak) o servidores propios en tu oficina | Nada, si tus aplicaciones están en contenedores. Si usas servicios propietarios del proveedor, esa parte hay que rehacerla y lo decimos en el diagnóstico. |
| Copias de seguridad Backup del propio proveedor | Copias cifradas en dos ubicaciones con Restic o Borg, y pruebas de restauración periódicas | Nada en el día a día. La diferencia se nota el día que hay que restaurar. |
| Chat de equipo Slack, Teams | Mattermost o Element | Canales, hilos e historial completo, sin cuota por persona ni límite de mensajes antiguos. |
No proponemos nada que no estemos operando ya. Si para tu caso concreto una alternativa no cubre algo que necesitas, aparece en el diagnóstico como riesgo, no como sorpresa a mitad de migración.
Cómo es el proceso
Diagnóstico
Revisamos tu factura de cloud y de licencias, qué servicios usas de verdad y cuántas personas los usan.
Plan por escrito
Te entregamos un documento con el ahorro estimado, la alternativa para cada servicio, los riesgos y el plazo. Decides con los números delante.
Migración sin cortes
Piloto con un grupo reducido, despliegue por departamentos y convivencia de lo viejo y lo nuevo mientras haga falta. Nadie pierde un día de trabajo.
Mantenimiento con cuota fija
Nos quedamos operando lo migrado: actualizaciones, copias, monitorización e incidencias por una cuota mensual previsible.
Diagnóstico de costes cloud
Revisamos tu factura de cloud y de licencias y te entregamos por escrito, en 5 días laborables, cuánto puedes ahorrar y cómo: servicio a servicio, con la alternativa concreta, el coste nuevo, el plazo y los riesgos. Te pasamos el presupuesto en cuanto sepamos el tamaño de tu instalación.
Si del diagnóstico sale que no te compensa migrar, te lo decimos en el mismo documento y ahí se acaba. Preferimos eso a una migración que no mejora nada.
Preguntas frecuentes
¿Puedo quedarme con Office en el escritorio y cambiar solo el correo?
Sí, y es una de las migraciones más frecuentes, porque es la que menos se nota: el correo y los archivos salen de Microsoft y la ofimática de escritorio se queda como está hasta que renueves licencias. El ahorro es menor, pero el riesgo también.
¿Qué pasa con las licencias que ya he pagado?
Se agotan. Lo razonable es hacer coincidir la migración con el final del periodo contratado, para no pagar dos cosas a la vez. El diagnóstico tiene en cuenta tu fecha de renovación al proponer el calendario.
¿Habrá cortes de servicio durante la migración?
No en las migraciones que hacemos nosotros, porque lo viejo y lo nuevo conviven mientras haga falta. Primero movemos un grupo pequeño de usuarios, comprobamos que todo lo que necesitan funciona y solo entonces seguimos con el resto, departamento a departamento. El correo se migra con los buzones duplicados, de modo que si algo sale mal se vuelve atrás sin perder un mensaje.
¿Mis empleados tendrán que aprender todo de nuevo?
No. Las carpetas sincronizadas, el correo y los documentos de Office siguen funcionando igual. Lo que cambia de verdad es el aspecto del webmail y de la suite de ofimática, y para eso damos formación práctica y dejamos documentación escrita. La parte que más se nota es la videollamada, porque cambia de herramienta.
¿Dónde estarán mis datos?
En la Unión Europea, y te decimos en qué proveedor y en qué centro de datos antes de mover nada. Si eliges auto-alojamiento, en tus propios servidores. En los dos casos las cuentas y los dominios están a tu nombre desde el primer día.
¿Es compatible con el RGPD?
Alojar en la UE con un proveedor europeo simplifica el cumplimiento, porque desaparecen las transferencias internacionales que hay que justificar. Pero el RGPD no se cumple por cambiar de proveedor: sigues necesitando tu registro de tratamientos, tus contratos de encargado y tus medidas de seguridad. Te entregamos la documentación de la parte técnica; la jurídica es cosa de tu asesoría.
¿Puedo volver atrás si no me convence?
Sí, y es una de las razones de usar software libre y formatos abiertos. Los datos salen en formatos estándar y la infraestructura queda documentada como código en un repositorio tuyo, así que otro proveedor o tu propio equipo puede continuar. Volver a Microsoft 365 o a Google Workspace es rehacer el camino de vuelta, que cuesta trabajo pero es posible.
¿Cuánto se tarda?
Depende del número de personas y de cuántos servicios se muevan. El diagnóstico lleva 5 días laborables. Una pyme que mueve correo, archivos y videollamada suele ir por semanas, no por meses, y el plazo concreto va en el plan por escrito antes de empezar.
Hablemos de tu caso
Cuéntanos qué pagas hoy y cuántas personas lo usan. Respondemos en menos de 24 horas laborables con una primera valoración, sin compromiso.
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